Halloren Schokoladenfabrik

logo halloren 2Die Herausforderung

Die Halloren Schokoladenfabrik ist mit über 200 Jahren Firmengeschichte die älteste Schokoladenfabrik Deutschlands und beschäftigt in ihren drei Geschäftsbereichen „Halloren Confiserie“, „Chocolaterie“ und „Industrie“ heute fast 700 Mitarbeiter. Auf dem eingeschlagenen Weg zur Schokoladenmanufaktur der Zukunft bedarf es einer Software-Verwaltung, die flexibel genug ist, um mit den zunehmenden Bedürfnissen eines wachsenden Unternehmens Schritt halten zu können, und dabei getätigte Investitionen sowie Geschäftsrisiken unter Kontrolle behält.

Unsere Lösung

  • Outsourcing der Bestandsführung eingesetzter Software und deren Lizenzpflege
  • Risikominimierung, Planungssicherheit und Kostentransparenz durch effektives Software-Asset- und Lizenz-Management
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Die Problemstellung

Die Halloren Schokoladenfabrik AG vereint heute zahlreiche Filialen und verschiedene, auch internationale, Tochtergesellschaften. Dabei jederzeit den Überblick über das eigene Inventar zu behalten, gewinnt für das IT-Management zunehmend an Relevanz – hardwareseitig, im Speziellen aber auch, was die eingesetzte Software betrifft. Hersteller machen vermehrt von ihrem Recht Gebrauch, die Einhaltung ihrer Lizenzbestimmungen zu überprüfen. Damit sich die erfolgreiche Firmengeschichte fortsetzt und nicht durch mögliche Unterlizenzierungen gefährdet wird, müssen getätigte Investitionen im Softwarebereich transparent sein und strukturierte Prozesse etabliert werden, die den Bestand schützen und flexibel verwalten lassen. Halloren vertraut bei der Betreuung ihrer IT-Systeme seit vielen Jahren auf die alpha 2000. Zielstellung dieses Projekts war es, nun auch die Bestands- und Lizenzpflege eingesetzter Software an uns zu übertragen.

Der Projektverlauf

Ausgangspunkt für kontinuierliches Software-Asset-Management (SAM) ist die Erfassung des aktuellen Softwarebestandes. Mithilfe unseres KPMG-zertifizierten Tools erhielten wir innerhalb kürzester Zeit einen Überblick darüber, welche Software tatsächlich in Nutzung ist und ob diese lizenzpflichtig oder frei ist. Aufbauend konnten wir nun erworbene Lizenzen einpflegen und schließlich für die genutzten Produkte eine Bilanz erstellen. Per Knopfdruck hatten wir eine valide Entscheidungsgrundlage darüber, wo es nachzurüsten gilt und wo Lizenzen vorrätig sind. Für den Softwarehersteller Microsoft folgte ein Zertifizierungsprozess im Rahmen seines SAM-Projekts, welches neben der effektiven Lizenzposition für alle Microsoft-Produkte vor allem die Bewertung von SAM-Prozessen beinhaltet. Anhand des SAM-Optimierungsmodells SOM wurden diese u. a. in den Bereichen Organisationsmanagement und SAM-Inventar nach dem Grad ihrer Ausprägung eingeschätzt – Halloren konnte hier die Stufe „Standardisiert nach ISO 19770-1“ vorweisen. Der abschließende Management-Report, die Zusammenfassung der gewonnenen Erkenntnisse aus dem SAM-Projekt, diente letztlich auch Microsoft als Basis, die Erfüllung seiner Lizenzbestimmungen zu überprüfen. Die Einhaltung internationaler Standards konnte Microsoft Halloren attestieren, wodurch die Schokoladenfabrik langfristig von üblichen Lizenzaudits verschont bleibt.

Die Lösung

Durch die Erweiterung des bestehenden Dienstleistungsvertrages um die Lizenzpflege und Softwarebestandsführung konnte der interne Personalaufwand im Software-Asset-Management reduziert werden. Die alpha 2000 erstattet regelmäßig Bericht über aktuelle Status und ist sofort auskunftsfähig, wenn Neuanschaffungen geplant sind. Über- oder Unterlizenzierungen können von vornherein vermieden werden, d. h., eingesetzte Investitionen in Lizenzen sind nun jederzeit effektiv genutzt, und auch die Planung für alljährlich wiederkehrende Lizenzgebühren wird dadurch erleichtert. Insgesamt konnte dank unserer Expertise und des eingesetzten SAM-Tools der zeitliche Aufwand erheblich minimiert werden. Was sich während des Projektverlaufs als einzig hemmend erwiesen hatte – der fehlende Zugriff junger Töchter auf das betriebliche Rechenzentrum in Halle –, wird im nächsten Schritt unserer Partnerschaft begegnet. Um zukünftig organisationsweit zentrales Lizenzmanagement gewährleisten zu können, wurde beschlossen, die Töchter in die Infrastruktur zu integrieren und damit die Betreuung durch die alpha 2000 auszuweiten.

 

„Sichere, qualitativ hochwertige Produkte und die Effizienz der damit verbundenen wirtschaftlichen Prozesse sind oberste Grundsätze unserer Unternehmensphilosophie.“

www.halloren.de